儀器設備的技術資料和經濟手續(xù)證明材料。包括儀器設備的原始定貨單、合同書、貨運單、儀器設備說明書、產品合格證、裝箱單、保修單、儀器設備質量反饋表等。固定資產驗收登記表由儀器設備驗收人員和保管員填寫并簽字，主要記載儀器設備在途中運輸和開箱后驗收的詳細情況。實驗儀器設備安裝、調試登記表由管理人員和專業(yè)技術人員填寫，主要記載儀器設備從開箱后或者從保管室取貨到安裝、調試并能正常運行的詳細情況。實驗儀器設備保管卡片由保管員或儀器設備使用管理人員填寫，一式兩份，裝入檔案一份，管理人員保存一份，主要記載儀器設備的自然狀況和存放位置。實驗儀器設備使用卡片由使用人填寫，主要記載儀器設備的使用時間和次數(shù)。依此可統(tǒng)計出儀器設備的使用率和完好率。
實驗儀器設備操作規(guī)程按每種儀器設備的性能和特點，由專業(yè)技術人員、管理人員、使用單位或使用人共同制訂技術操作規(guī)程，每臺（套）儀器設備一式三份，存檔一份，公布一份，設備管理人員保存一份。實驗儀器設備維修和保養(yǎng)制度按照儀器設備的使用要求和維護保養(yǎng)常識，由專業(yè)技術人員、設備管理人員、使用單位和使用人共同制訂出儀器設備的維修保養(yǎng)制度，每臺（套）儀器設備一式兩份，存檔一份，設備管理人員保存一份。實驗儀器設備報廢處理登記表由儀器設備管理部門負責人、設備管理人員、保管員共同填寫，主要記載儀器設備經技術人員鑒定的詳細情況和有關組織同意做報廢處理的決定以及處理意見。實驗儀器設備交接登記表由儀器設備管理部門負責人、設備管理人員共同填寫，主要記載儀器設備管理人員變動工作崗位時儀器設備的移交手續(xù)、設備狀態(tài)。建立實驗儀器設備檔案是做好管理工作的基本點，其主要好處是：
?。?）始終保持實驗儀器設備技術資料的完整性實驗儀器設備建立檔案后，在長期的使用、保管、借用、維修、交接等運轉過程中都有完整可靠的記錄，甚至到儀器設備報廢后仍有據可查。避免了以前實驗儀器設備技術資料隨便亂放，急用時找不到，借用、維修無登記，出現(xiàn)零部件不全或丟失，造成提前報廢及使用率不高等現(xiàn)象。
（2）增強了實驗儀器設備管理人員的工作責任心實驗儀器設備建立技術檔案后，資料完整，手續(xù)齊全，在其使用過程中對管理人員、使用人員或使用單位都能起到制度性的互相監(jiān)督和約束作用。同時檔案記錄資料還可從不同側面反映實驗儀器設備管理人員和使用人員工作的質量和效率，并對其進行業(yè)務考核。
?。?）便于對實驗儀器設備的考核評估通過對實驗儀器設備建立檔案，逐步積累了實驗儀器設備在使用過程中的完整記錄，易于對儀器設備的利用率和完好狀態(tài)及性能進行考核評估，便于對待報廢儀器設備進行技術鑒定。
（4）有利于實驗儀器設備的合理調配實驗儀器設備檔案中使用情況記錄可以客觀地反映出其在教學實驗活動中的使用情況和利用率，使設備管理部門很容易了解到學校實驗儀器設備工作的整體情況，以便及時地把那些利用率低的儀器設備合理調配到教學實驗任務重、儀器設備相對不足的實驗室。
